Descrição Atividades dos Colaboradores da ESS/IPS

RESPONSABILIDADES

• Assessoria administrativa da Direção
• Preparação e organização de documentação para processos internos e externos.
• Execução de procedimentos relativos a contratações, atestados/baixas, declarações, férias de trabalhadores/as não docentes e docentes
• Gestão do Fundo de Maneio, em articulação com Diretor/a
• Articulação com os Serviços Centrais
• Gestão de processos de deslocação e ajudas de custo de trabalhadores/as não docentes e docentes
• Preparação das propostas inerentes aos processos de aquisição de material
• Execução de processo de abate de material
• Apoio na comunicação institucional e encaminhamento de informações - info@ess.ips.pt
• Criação de instrumentos específicos de apoio para procedimentos da ESS, envolvendo o Filedoc
• Receção, encaminhamento e arquivo dos BIACS para os serviços centrais
• Articulação com DGP para acesso de docentes colaboradores ou em aquisição de serviços ao InforDocente
• Colaboração na formalização, organização, inventário e atualização do registo dos protocolos gerais.
• Arquivo e atualização dos registos oficiais
• Outras atividades decorrentes da necessidade do serviço e coerentes com a função

Conselhos Técnico-Científico, Pedagógico, Representantes e Departamentos

RESPONSABILIDADES

• Organização das reuniões dos órgãos (convocatórias, atas, documentação)
• Gestão dos processos deliberativos e acompanhamento das decisões
• Arquivo e atualização dos registos oficiais
• Organização dos atos eleitorais dos órgãos da ESS/IPS
• Registo sistematizado e atual das atividades de investigação
• Apoio logístico aos grupos de trabalho criados no âmbito dos Órgãos da ESS/IPS
• Formalização dos pedidos de deslocação (nacionais e internacionais) dos docentes e não docentes
• Registo sistemático de participação de docentes em Órgãos de entidades externas e/ou em Redes locais e regionais
• Secretariado dos Júris ESS (ex: recrutamento docentes, júri de especialista, etc.)
• Outras atividades decorrentes da necessidade do serviço e coerentes com a função

RESPONSABILIDADES

• Colocação da DSL no Sistema e validação da DSL executada
• Atribuição de salas em horário, previamente disponibilizado por coordenadores/as de curso, semestralmente, incluindo articulação com outras UO em caso de necessidade, e respetiva divulgação
• Atribuição de salas extra, decorrentes de reserva de espaços solicitadas por estudantes e docentes e trabalhadores do IPS (quando solicitam salas afetas à ESS)
• Validação de informação completa e atualizada no Nónio
• Gestão dos pedidos de alteração/ reserva de salas e de alteração de aulas e informação aos envolvidos
• Secretariado das Provas Públicas de Mestrado
• Formalização de pedidos, e gestão da relação com as instituições de acolhimento, para aprendizagem clínica dos estudantes, em articulação com coordenadores de curso/ano
• Preparação e envio das Declarações de cooperação com os orientadores da aprendizagem clínica dos estudantes, dos vários cursos
• Apoio ao preenchimento de instrumento de registo sistemático de deslocações de docentes, , no âmbito de cursos em associação e em aprendizagens em contexto clínico,
• Apoio administrativo às iniciativas de internacionalização
• Colaboração na formalização, organização, inventário e atualização do registo dos protocolos específicos e adendas de aprendizagem em contexto clínico, de acordo com procedimento definido
• Receção do formulário do Suplemento ao Diploma e envio para a Divisão Académica
• Apoio a estudantes e docentes na utilização do Nónio
• Registo sistematizado e atual das atividades dos cursos, em parceria com as organizações da região, em articulação com coordenadores de curso/ano
• Criação de instrumentos específicos de apoio para procedimentos da ESS, envolvendo o Nónio
• Resposta a outras solicitações das coordenações de curso, após validação com a Direção
• Outras atividades decorrentes da necessidade do serviço e coerentes com a função

RESPONSABILIDADES

• Verificação e registo do material e equipamento das salas de aula e necessidades de intervenção
• Impressão e apoio na organização de documentos para atividades letivas, quando solicitado pelos docentes
• Fornecimento de material audiovisual e de economato, após requisição
• Manutenção e reporte de avarias de todas as fotocopiadoras do edifício ESCE/ESS à empresa contratada
• Reposição do papel, toner e agrafos, nas impressoras dos corredores A e B
• Envio de correio externo e interno, expedição e distribuição do correio interno aos/às docentes e serviços
• Receção dos materiais do economato e respetiva arrumação
• Registo e inventariação dos materiais de economato na base de dados - entradas e saídas
• Receção e gestão dos produtos de higiene e limpeza
• Articulação com a Empresa da limpeza ocorrências e pedidos excecionais
• Transporte e organização de documentação para o arquivo morto, após solicitação
• Digitalização documental de arquivo, solicitado pela Direção
• Apoio logístico aos eventos organizados pela ESS
• Apoio no processo de declarações de presença de estudantes
• Outras atividades decorrentes da necessidade do serviço e coerentes com a função

RESPONSABILIDADES

• Receção das requisições de material para uso nos laboratórios/salas de aula (docentes e estudantes)
• Colocação do material em laboratório/sala de aula e respetiva arrumação no final
• Reposição nos laboratórios de materiais consumíveis
• Articulação com os responsáveis dos laboratórios de cada curso/ departamento na identificação das necessidades de aquisição anuais
• Articulação com a empresa da roupa: entrega, receção e arrumação
• Receção dos materiais consumíveis e equipamentos, confirmação junto de docente responsável, identificação e respetiva arrumação
• Registo na base de dados das entradas e saídas do material consumível
• Cooperação com os docentes para garantir as melhores condições nos laboratórios
• Assegurar a manutenção preventiva e funcional dos equipamentos e manequins, incluindo a verificação periódica do seu estado e limpeza, e reporte das necessidades de reparação ou substituição à direção.
• Contactar as empresas responsáveis pela manutenção e reparação de equipamentos e manequins, articulando intervenções técnicas, acompanhando os trabalhos realizados e assegurando o registo das operações efetuadas.
• Outras atividades decorrentes da necessidade do serviço e coerentes com a função